УТВЪРДИЛ

                      /п/  ЯНКО ЯНЕВ

АДМИНИСТРАТИВЕН РЪКОВОДИТЕЛ-

ПРЕДСЕДАТЕЛ НА АПЕЛАТИВЕН СЪД

    ГР. ВЕЛИКО ТЪРНОВО

        

 

 

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА

за  възлагане на обществени поръчки в  Апелативен съд гр. Велико Търново

 

Глава първа

Общи положения

 

Чл. 1. (1) Правилата за организацията и дейността по възлагане на обществените поръчки по Закона за обществените поръчки (ЗОП)  в Апелативен съд  гр. Велико Търново, имат за цел уреждане на взаимодействието между административните звена, съобразно структурата на Апелативен съд гр. Велико Търново при управлението на процеса за ефективно разходване на публичните средства и средствата, предоставяни от европейски фондове и програми, чрез възлагане на обществени поръчки за строителство, доставки, или услуги, и за провеждане на конкурси за проект в сферата на приложното поле на Закона за обществените поръчки  и Правилника за прилагането на Закона за обществените поръчки.

(2) Настоящите Правила уреждат организацията и дейността в Апелативен съд гр. Велико Търново, свързани с:

1.                  прогнозиране на потребностите от възлагане, включително за установяване на датите, към които трябва да са налице действащи договори за обществени поръчки;

2.                  планиране провеждането на процедурите, като се отчете времето за подготовка, провеждане на процедурите и сключване на договорите;

 

3.                  определяне на служителите, отговорни за подготовката на процедурите и реда за осъществяване на контрол върху тяхната работа;

4.                  получаването и съхраняването на заявления за участие, оферти и проекти, реда за определяне на състава и начина на работа на комисията за извършване на подбор на кандидатите и участниците, за разглеждане и оценка на офертите и за провеждане на преговори и диалог, както и на журито;

5.                  сключване на договорите;

6.                  проследяване изпълнението на сключените договори и  приемане резултатите от тях;

7.                  действия при обжалване на процедурите;

8.                  провеждане на въвеждащо и поддържащо обучение на лицата, ангажирани с управлението на цикъла на обществените поръчки;

9.                  архивиране на документите, свързани с управлението на цикъла на обществените поръчки;

10.             поддържане на профила на купувача.

           (3) Вътрешните правила се прилагат по отношение на възлагането на обществени поръчки в Апелативен съд гр. Велико Търново, когато обектът на обществената поръчка попада в приложното поле на ЗОП и целят създаване на условия за законосъобразно разходване на бюджетните средства, както и публичност и прозрачност в дейността по провеждане и възлагане на обществени поръчки.

Чл. 2 (1) Обществените поръчки, попадащи в стойностните граници на чл. 20, ал. 1 т. 1  и 5 от ЗОП, се възлагат взависимост от обекта и специфичните им характеристики чрез  регламентираните в чл.18, ал. 1 т. 1-11 от ЗОП видове процедури.

(2)              При наличие на хипотезите на чл. 20, ал. 2 от ЗОП, обществените поръчки се възлагат чрез регламентираните в чл. 18, ал. 1 т. 12 – публично състезание или т. 13 – пряко договаряне от ЗОП процедури.

(3)              При обществените поръчки, попадащи в стойностните граници на чл. 20, ал. 3 от ЗОП се прилага реда за възлагане чрез събиране на оферти с обява, или покана на определени лица.

(4)              Прогнозната стойност на обществената поръчка се определя към датата на решението за нейното откриване, съгласно разпоредбата на чл. 21 от ЗОП.

Чл. 3. Предварителен контрол за законосъобразност при възлагане на обществените поръчки се осъществява съгласно настоящите вътрешни правила  и Вътрешната наредба за осъществяване на предварителен контрол за законосъобразност на различните дейности в Апелативен съд гр. Велико Търново.

Чл. 4. (1) Планирането, организирането и провеждането на процедурите за възлагане на обществени поръчки с обект по чл. 3, ал. 1 от ЗОП, които се финансират изцяло с бюджетни средства, се осъществява от съдебния администратор, подпомаган от звено „Финансова дейност и снабдяване”.

(2)  Заявители на обществени поръчки са съдебни служители, определени за материално-отговорни лица от Административния ръководител-Председател на Апелативен съд гр. Велико Търново

(3) Възложител на обществени поръчки е Административният ръководител-Председател на Апелативен съд гр. Велико Търново, или упълномощено от него лице.

(4) Координацията при организиране и повеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки по ал. 1 се осъществява от лице, определено със заповед на административния ръководител.

(5) Другите административни звена на Апелативен съд гр. Велико Търново, в съответствие с функционалната си компетентност, подпомагат дейността на съдебния администратор при подготовката на документациите за участие в процедурите за възлагане на обществени поръчки по ал. 1 и провеждането им.

Чл. 5. Дейностите, свързани с мониторинг, контрол и отчет на изпълнението на договорите за обществени поръчки, се осъществяват от главния счетоводител на Апелативен съд гр. Велико Търново.

Чл. 6. Контролът по спазването и изпълнението на настоящите правила се осъществява от съдебният администратор на Апелативен съд гр. Велико Търново.

 

Глава втора

Планиране на обществените поръчки

І. Определяне на потребностите и определяне на бюджет

 

Чл. 7. (1) Определянето на потребностите е етап, в който се извършва анализ на потребностите на Апелативен съд гр. Велико Търново, които следва да бъдат удовлетворени за период от дванадесет месеца.

(2) С определяне на потребностите, всеки заявител мотивира и обосновава парично-следствената връзка между реализирането на конкретна дейност (обществена поръчка) и удовлетворяването на формулираната от него потребност, съответно – постигане целите на Апелативен съд гр. Велико Търново.

(3) Процесът на планиране на обществените поръчки обхваща изпълнението на следните дейности:

1.                  заявяване на потребностите от всички длъжностни лица (административен секретар, домакин, системен администратор, шофьор и др.) от доставки на стоки, услуги и строителство, тяхно обобщаване и анализ;

2.                 изготвяне на разчет за необходимите средства за финансиране на потребностите по т. 1 и изчисляване на прогнозната стойност на предстоящите за възлагане обществени поръчки;

3.                определяне на приложимия ред за възлагане на обществените поръчки, съгласно ЗОП;

4.              разпределяне на отговорностите по подготовката на документацията за възлагане на обществените поръчки между отговорните служители в Апелативен съд гр. Велико Търново

5.              изготвяне и утвърждаване на план-график на обществените поръчки за период от дванадесет месеца.

Чл. 8. (1) В срок до 1 декември на предходната бюджетна година отговорните длъжностни лица в Апелативен съд гр. Велико Търново заявяват потребностите си от доставка на стоки, услуги или строителство, които да бъдат възложени за период от 12 месеца. Заявките включват дейности, които кореспондират с кръга на възложените функции и отговорности.

(2) Заявяването на потребностите се извършва чрез попълване на заявка по образец (Приложение № 1), към настоящите правила. Към заявката задължително се посочват мотиви за направените предложения.

(3) Заявките се депозират до съдебния администратор в рамките на срока по ал.1 на хартиен и електронен носител.

Чл. 9. (1) В срок до 20 декември на предходната година, съдебният администратор, обобщава  представените заявки и изготвя обобщена заявка за потребностите от провеждане на обществени поръчки за период от дванадесет месеца.

(2) Обобщената заявка по ал. 1 се съставя на база заявките по чл. 8 и след извършен анализ относно:

1. наличието на предложения за възлагане на идентични или сходни (систематично свързани) дейности, които са части от предмета на една обществена поръчка;

2. хода на изпълнението (краен срок, изпълнени обеми и др.) на действащите договори на Апелативен съд гр. Велико Търново за периодично повтарящи се доставки и/или услуги, които предстои да бъдат възложени отново през следващия период;

3. размера на разходите за текущата и за предходната година за периодично повтарящи се доставки и услуги, които ще бъдат възлагани;

4. необходимостта от корекции (спрямо текущата година) в количествата и/или стойността на периодично повтарящи се доставки и услуги, които ще бъдат възлагани.

5. възможностите за финансово обезпечаване на заявените потребности през следващата година.

(3) Преценката по ал. 2, т. 4 може да бъде предшествана от извършване на пазарно проучване, възложено на служител от звено „Финансова дейност и снабдяване”.

Чл. 10. (1) В срок до края на месец февруари следващата година съдебният администратор представя обобщената заявка за потребностите от обществени поръчки на административния ръководител, за да определи кои от дейностите могат и следва да бъдат изпълнени, след преценка на приоритетите и размера на средствата, които могат да бъдат осигурени за финансиране на заявените обществени поръчки.

 

ІІ. Изготвяне и утвърждаване на план-график

 

Чл.11. (1) В срок до 30 март съдебния администратор съвместно със Звено „Финансова дейност и снабдяване”, изготвят проект на план-график на обществените поръчки, които ще се възлагат от Апелативен съд Велико Търново за следващите 12 месеца, считано от 1 април на съответната година.

(2)                         Проектът на план-график на обществените поръчки се изготвя по образец (Приложение № 2), към настоящите правила и включва всички одобрени по чл. 10 доставки, услуги и строителство, независимо от стойността им.

(3)                         В проекта на план-графика задължително се включва следната информация:

          1.  описание на предмета на поръчката, вкл. на обособените позиции, ако има такива;

2.  вида на процедурата, определена по правилата на чл. 18 от ЗОП и въз основа на планираните средства прогнозна стойност на поръчката;

3. реда за възлагане на обществената поръчка по ЗОП, в съответствие с  прогнозната й стойност;

4. източник на финансиране;

5. началната дата за стартиране  на процедурата;

6. ориентировъчна дата на обявяване на процедурата;

7. прогнозен период за провеждане на процедурата;

8. предполагаем краен срок за финализиране на процедурата;

9. предполагаем краен срок за изпълнение на обществената поръчка;

10. конкретни служител/и, които ще бъдат отговорни за подготовката на документацията за съответната обществена поръчка;

11. наличието на действащ договор със същия предмет;

12. срок/дата на изтичане на действащия договор.

         (4)  В случай, че за конкретната обществена поръчка са налице основания за възлагането й чрез договаряне без предварително обявление, в проекта на план-графика се отбелязва правното основание на чл. 79 от ЗОП.

(5)                         В проекта на план-графика като отговорен за подготовката на заданието за всяка обществена поръчка се посочва  служител, с чийто функционални задължения е свързан предмета на конкретната обществена поръчка.

(6)                         При определяне на сроковете по ал. 3, т. 5 и т. 6 задължително се взема предвид крайния срок на действие на предходен договор със същия предмет, ако има такъв.

                        Чл. 12.  (1)  План-графикът на обществените поръчки се утвърждава със Заповед на административния ръководител-председател на Апелативен съд гр. Велико Търново и се публикува на вътрешната страница на съда.

                        (2) Контролът по изпълнение на план-графика на обществените поръчки се осъществява от съдебния администратор и определените възложители по проекти.

                        (3) При необходимост от възлагане на обществени поръчки, които не са включени в утвърдения план-график, изменение в него се инициира от заявителя с докладна записка, съгласувана от съдебния администратор.

                        (4) Изменението на план-графика на обществените поръчки се извършва със заповед на Административния ръководител-председател, която се публикува на вътрешната страница на Апелативен съд Велико Търново.

                        (5) Включените  план-графика обществени поръчки не задължават Апелативен съд гр. Велико Търново да проведе съответните процедури за възлагане на обществени поръчки.

 

Глава трета

Профил на купувача

 

                        Чл. 13. (1) Апелативен съд гр. Велико Търново поддържа Профил на купувача на интернет адрес:  http://www.spr.appealcourt-vt.org/profilk.html, който представлява обособена част от електронната страница на съда.

                        (2) В профила на купувача се публикуват под формата на електронни документи:

                        1. Всички решения, обявления и покани, свързани с откриването, възлагането, изпълнението и прекратяването на обществените поръчки;

                        2. Документациите за обществени поръчки, с изключение на случаите, при които поради технически причини, или такива, свързани със защита на информацията, не е възможно осигуряване на неограничен, пълен и пряк достъп чрез електронни средства;

                        3.Разясненията, предоставени от възложителите във връзка с обществените поръчки;

                        4. Протоколите и окончателните доклади на комисиите за провеждане на процедурите;

                        5. Договорите за обществени поръчки и рамковите споразумения, включително приложенията към тях;

                        6. Допълнителните споразумения за изменения на договорите за обществени поръчки и рамковите споразумения;

                        7. Обявите за събиране на оферти и поканите до определени лица;

                        8. Становищата на Агенцията по обществени поръчки във връзка с осъществявания от нея предварителен контрол.

                        Документите по ал. 2 за всяка обществена поръчка се обособяват в електронна преписка.

                        (3) В случаите на изключението по ал. 2, т. 2 чрез Профила на купувача се оповестяват начинът, мястото и редът за получаване на документите, които не са достъпни чрез електронни средства.

                        (4) При публикуване на документите по ал. 2 се заличава информацията, по отношение на която участниците правомерно са се позовали на конфиденциалност във връзка с наличието на търговска тайна, както и информация, която е защитена със закон. На мястото на заличената информация се посочва основанието за заличаване.

                        (5) Редът и сроковете за публикуване на документите в Профила на купувача се определят с правилника за прилагане на закона.

                        (6) С публикуването на документите в Профила на купувача се приема, че заинтересованите лица, кандидатите и/или участниците са уведомени относно отразените в тях обстоятелства, освен ако друго не е предвидено в този закон.

                        Чл. 14.  (В сила от 01.07.2017 г.) (1) Обменът на информация при възлагане на обществени поръчки се извършва с електронни средства за комуникация. При възлагане на обществените поръчки в Апелативен съд гр. Велико Търново се използва единната национална електронна уеб-базирана платформа.

                        Чл. 15. (1) Документите по чл. 13, ал. 2, които се публикуват в Регистъра на обществените поръчки или на Портала за обществени поръчки, се изготвят от Съдебния администратор, след съгласуването им по ред, определен от настоящите Вътрешни правила и се предоставят за изпращане в Агенцията за обществени поръчки на служител, определен със заповед на Административния ръководител-Председател на Апелативен съд гр. Велико Търново за упълномощен потребител в Регистъра на обществените поръчки.

(2)  Документите и информацията по ал. 1 се предоставят на системния администратор за публикуването им в Профила на купувача.

                        Чл. 16. (1) За всяка конкретна обществена поръчка системният администратор на Апелативен съд гр. Велико Търново обособява самостоятелен раздел в  Профила на купувача, представляващ електронна преписка със самостоятелен идентификационен номер и дата на създаването.

(2) Самостоятелният раздел за всяка обществена поръчка се поддържа от системния администратор в Профила на купувача до изтичането на една година от:

                        1. Приключването или прекратяването на процедурата – когато не е сключен договор;

                        2. Изпълнението на всички задължения по договора, съответно на всички задължения по договорите в рамковото споразумение.

 

 

 

 

Глава четвърта

Подготовка и обявяване на процедури за възлагане на обществени поръчки

 

Раздел І

Подготовка и публикуване на предварителни обявления за планираните обществени поръчки

 

Чл. 17. (1) За предвидените в план-графика процедури за възлагане на обществени поръчки или рамкови споразумения, съдебният администратор изготвя предварително обявление, което след подписването му от възложителя, се предоставя за изпращане на служителя, определен със заповед на Административния ръководител - Председател на Апелативен съд гр. Велико Търново за упълномощен потребител в Регистъра на обществените поръчки.

                        (2) Упълномощеният потребител за работа с Регистъра изпраща предварителните обявления до изпълнителния директор на Агенцията по обществени поръчки за публикуване в Регистъра на обществените поръчки в срок до 1 март на съответната година.

                        (3) Предварителните  обявления се публикуват в Профила на купувача на електронната страница на Апелативен съд – Велико Търново, след изпращане по електронен път до Агенцията за обществени поръчки, на съобщение по утвърден образец.

                        (4) Предварителни обявления или съобщения за публикуването им в Профила на купувача се изпращат за публикуване и в „Официален вестник” на Европейския съюз по реда на ал. 1 и ал. 2, при наличие на планиран разход за предстоящата за възлагане поръчка, равна или над стойностните прагове, определени по реда на чл. 20 от ЗОП.

                        (5) Срокът, посочен в ал. 2 е законов и не ограничава възложителя да изготви и изпрати предварителни обявления преди неговото настъпване с оглед на планираните от възложителя обществени поръчки.

Раздел ІІ

Подготовка на документация за участие при възлагане на обществени поръчки с процедура по ЗОП, или по реда на Глава двадесет и пета от ЗОП

 

                        Чл. 18. (1) Документация за участие се изготвя за всяка обществена поръчка, която съгласно утвърдения план-график, предстои да се възлага с процедура по ЗОП, или по реда на глава двадесет и пета от ЗОП чрез публично състезание или пряко договаряне.

                        (2) Документацията за участие при провеждане на процедури по ЗОП има задължителното съдържание съгласно разпоредбите на ЗОП.

                        Чл. 19. (1) Възложителят изготвя докладна записка до Административния ръководител-Председател на Апелативен съд гр. Велико Търново, съгласувана със съдебния администратор, за процедури, финансирани със средства от бюджета на Апелативен съд гр. Велико Търново, за необходимостта от провеждане на обществената поръчка и нейното стартиране.

                        (2) Към докладната записка по ал. 1  прилага проект на заповед (Приложение № 3), с която се определят отговорните служители за подготовка на документацията. В заповедта се посочва и срока за изготвяне на документацията за участие, който се определя в зависимост от обема и сложността на поръчката, но не може да бъде по-кратък от десет работни дни при процедури по ЗОП.

                        (3) Когато отговорното за подготовката на заседанието административно звено не разполага с административен капацитет за изготвянето му, заявителят може да отправи искане за привличане на външен експерт с образование, квалификация и опит в областта, съобразно предмета на поръчката.

                        (4) Условията по привличането и заплащането на външния експерт за подготовка на заданието за всяка конкретна обществена поръчка се определят с договор, сключен между Административния ръководител-Председател на Апелативен съд гр. Велико Търново и външния експерт.

                        (5) Докладната записка и проектът на заповед се съгласуват с финансовия контрольор.

                        (6) Административният ръководител – Председател на Апелативен съд гр. Велико Търново издава заповед, с която назначава комисия за подготовка на документацията по обществената поръчка и публикуването в профила на купувача.

                        Чл. 20. (1) Служителите, определени със заповедта по чл. 19, ал. 6, подготвят проекта на документация за участие в процедура по ЗОП, която включва регламентираните в ЗОП и правилника за прилагането му, документи.

                        (2) Изготвеният проект на документация се съгласува с финансовия контрольор, по отношение на съответствието на документацията с  разпоредбите на действащото законодателство, с главния счетоводител по отношение на прогнозна стойност на поръчката и наличието на бюджетен кредит към момента на откриване на поръчката, както и клаузите на проекта на договор, касаещи условията, сроковете и начина на плащане, гаранцията за изпълнение и неустойките при неизпълнение на договора.

                        (3) След съгласуването, служителите определени със заповедта по чл. 19, ал. 6, окомплектоват окончателно документацията за участие и представят на възложителя, за утвърждаване.

                        Чл. 21. (1) Когато конкретна процедура по ЗОП подлежи на предварителен контрол по чл. 229, ал. 1, т. 7 от ЗОП, след окончателното окомплектоване и съгласуване на документацията за участие, същата се изпраща в Агенция за обществени поръчки, за осъществяване на предварителен контрол.

 

 

Раздел ІІІ

Провеждане на процедура за възлагане на обществена поръчка по ЗОП

 

                        Чл. 22 (1) След подписване на решение за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка по ЗОП, комисията по чл. 19, ал.6 предоставя на електронен носител документите, регламентирани с разпоредбите на ЗОП и Правилника за приложението му.

                        (2) Упълномощеният служител за потребител в  Регистъра за обществени поръчки, определен със заповед на Административния ръководител-Председател на Апелативен съд гр. Велико Търново, отговаря за изпращане за вписване в Регистъра на обществените поръчки на решението и обявлението за обществена поръчка и публикуване под формата на електронни документи в „Официален вестник” на Европейския съюз в предвидените в закона случаи и в Профила на купувача.

                        Чл. 23. (1) При постъпили в предвидения в Закона за обществените поръчки срок, писмени искания за разяснения по документацията за участие, те незабавно се насочват от възложителя за подготовка на отговор с резолюция към заявителя.

                        (2) Писмените разяснения се изготвят от служител от определения член на екипа в срок от три дни, след което се предоставят за съгласуване от съдебния администратор и след утвърждаване от Административния ръководител-Председател на Апелативен съд гр. Велико Търново, се публикуват на официалната страница на Апелативен съд гр. Велико Търново в интернет, раздел „Профил на купувача” и се изпращат на лицата, които са ги поискали.

                        (3) След публикуването на всяко дадено писмено разяснение по документацията за участие, то става неразделна част от нея, като същото се прилага в обособения самостоятелен раздел на обществената поръчка в Профила на купувача.

                        Чл. 24. (1) Офертите, или заявленията за участие във всяка процедура по ЗОП, се приемат в деловодството служба „Регистратура” на Апелативен съд гр. Велико Търново и се съхраняват в каса до началото на заседанието на комисията за провеждане на процедурата, когато се предават на председателя й.

                        (2) (В сила от 01.07.2017 г.) Обменът на информация при възлагане на обществени поръчки се извършва с електронни средства за комуникация.

                        (3) При получаване на оферта, или заявление за участие, на ръка, или по пощата, служител от деловодството, или определено лице със заповед на административния ръководител,  задължително отбелязва във входящ регистър ( Приложение 4), следните данни:

1. предмет и обект на обществената поръчка;

2. име/наименование на кандидата/участника;

3. пореден номер;

4. дата и час на получаване.

                        (4) Когато офертата е получена на ръка, на приносителя се издава документ, в който се отбелязват обстоятелствата по ал. 3, т. 3 и т. 4.

                        (5) Не се приемат и незабавно се връщат оферти, или заявления за участие, които са получени след изтичане на крайния срок за подаването им, както и такива, които са в прозрачен, незапечатан или скъсан плик. Тези обстоятелства се отбелязват във входящия регистър по ал. 3.

                        Чл. 25. (1) Когато в първоначално определения срок за подаване на оферти или заявления за участие, не са постъпили такива, или е постъпила само една оферта, или заявление, заявителят предлага:

1.    Удължаване на срока за подаване на оферти, или заявления за участие, чрез публикуване на решение за промяна;

2.    Прекратяване на процедурата;

3.    Назначаване на комисия за провеждане на процедурата – само в хипотезата на една постъпила оферта, или заявление за участие.

                        (2) Предложението се излага в доклад до Административния ръководител – Председател на Апелативен съд гр. Велико Търново, като в зависимост от неговата преценка, подготвя проект на решение, или заповед, и го представя за подпис на възложителя.

                        Чл. 26. Административният ръководител назначава комисия за извършване на подбор на кандидатите и участниците, разглеждане и оценка на офертите и провеждане на преговори и диалог със заповед, която се подготвя от заявителя в срок, не по-късно от три работни дни преди датата на отваряне на офертите, или заявленията за участие. Комисията се състои от нечетен брой членове.

                        (2) По отношение на членовете на комисията не трябва да е налице конфликт на интереси с кандидатите, или участниците.

                        (3) Действията на комисията се протоколират, като резултатите от работата й се отразяват в доклад, който се утвърждава от Административния ръководител на Апелативен съд гр. Велико Търново. Към доклада се прилагат протоколите от работата на комисията.

                        (4) Решенията на комисията се вземат с мнозинство от членовете й. Когато член на комисията е против взетото решение, той подписва протокола с особено мнение и писмено излага мотивите си.

                        (5) Правилата за работа на комисията за извършване на подбор на кандидатите и участниците, разглеждане и оценка на офертите и за провеждане на преговори и диалог, се определят от разпоредбите на Закона за обществени поръчки и Правилника за прилагането му.

                        (6) В десетдневен срок от утвърждаване на доклада Административният ръководител-Председател на Апелативен съд гр. Велико Търново издава решение за определяне на изпълнител, или за прекратяване на процедурата.

 

Раздел ІV

Сключване на договор за обществена поръчка

 

                        Чл. 27. (1) Когато в резултат от проведена процедура по ЗОП е издадено решение за класиране и определяне на изпълнител, заявителят подготвя проект на договор за обществена поръчка, който съответства на приложения към документацията за участие проект на договор и включва и всички предложения от офертата на участника, въз основа на който той е определен за изпълнител. Проектът на договор се изготвя най-малко в два екземпляра -  за досието на обществената поръчка и за изпълнителя.

                        (2) След съгласуването на проекта на договора с финансовия контрольор, главният счетоводител, служителят по ал. 1 организира подписването на проекта на договор от определения за изпълнител участник, след като от него са  представени всички изискващи се документи за съответната процедура.

                        (3) По време на съгласуването оригиналните документи по ал. 2 се съхраняват от заявителя.

                        (4) Всички екземпляри на съгласувания и подписан от изпълнителя проект на договор за обществена поръчка се представят от служителя по ал. 1 за подпис от Административния ръководител и главния счетоводител на Апелативен съд гр. Велико Търново.

                        (5) При проведена процедура, която е подлежала на предварителен контрол по ЗОП, договорът за обществена поръчка не се подписва, преди да е публикувано становището на изпълнителния директор на Агенцията по обществени поръчки, както и ако публикуваното становище не потвърждава законосъобразния избор на процедура.

                        (6) Служителят по ал. 1 отговаря за предаване/изпращане на един екземпляр от подписания договор на изпълнителя.

                        Чл. 28. (1) Когато в хода на процедурата са изискани и представени гаранции за участие, незабавно след подписване на договора за обществената поръчка главният счетоводител следва да предприеме действия да освободи гаранциите за участие на класираните на първо и второ място участници.

                        (2) В случай, че участникът или негов представител не потърси оригиналния документ за банкова гаранция, същият се съхранява в звено „Финансова дейност и снабдяване” с копие от уведомлението до участника по ал. 1 до изтичане на срока на неговата валидност, след което се прилага към досието на обществената поръчка.

                        Чл. 29. Служителят по чл. 27, ал. 1:

1.   окомплектова досие за всяка обществена поръчка с цел осигуряване на документална проследимост (одитна пътека) по отношение на всички действия и решение на Административния ръководител и действията на комисиите за възлагане на обществени поръчки, независимо дали поръчките се възлагат с електронни средства;

2.   предоставя на съдебния администратор досието на обществената поръчка, включващо: оригинален екземпляр от договора , всички решения, обявления, документацията и други допълнителни документи, разясненията, поканите, протоколите, окончателните доклади на комисията, офертите или заявленията за участие, доказателства за предприетите действия по чл. 44, ал. 3-5 от ЗОП, описание на причините, поради които се използват други средства за подаване на документи, различни от електронните при електронното подаване, а в случаите на осъществен предварителен контрол – и становищата на Агенцията по обществени поръчки и мотивите на възложителя за неприетите препоръки;

3.    подготвя на електронен носител информация за сключен договор по образец и я предоставя на служителя, упълномощен за потребител в Агенцията за обществени поръчки за изпращане на вписване в Регистъра на обществените поръчки в предвидения в ЗОП срок, както и до „Официален вестник” на ЕС, ако има основания за това.

 

Раздел V

Правила за възлагане на обществени поръчки на ниска стойност

 

                        Чл. 30. (1) В деня на публикуване на обявата по чл. 187, ал. 1 от ЗОП в Профила  на купувача заявителя представя на системния администратор за публикуване кратка информация за поръчката на портала чрез директно въвеждане с използване на специализиран софтуер, предоставен от Агенцията за обществени поръчки.

                        (2) Информацията по ал. 1 се попълва по образец и съдържа данни за възложителя, кратко описание на предмета на поръчката, прогнозна стойност и срок за получаване на офертите. В информацията заявителят посочва връзка към съответния раздел в Профила на купувача, в който са публикувани обявата и други документи, свързани с обществената поръчка

                        (3) В случаите по чл. 188, ал. 2 от ЗОП, заявителят изпраща информацията по ал. 1, в която посочва удължения срок за получаване на оферти.

                        (4) В случаите по чл. 193 от ЗОП заявителят оттегля информацията по ал. 1 от портала.

                        (5) На портала се осигурява публичен достъп до информацията по ал. 1 до изтичане на три години от датата на публикуване на информацията.

                        Чл. 31. (1) Административният ръководител – Председател на Апелативен съд гр. Велико Търново със заповед определя нечетен брой лица, които да разгледат и оценят получените оферти.

                        (2) За лицата по ал. 1 се прилагат изискванията на чл. 51, ал.8 -13  от ППЗОП.

                        (3) Комисията отваря офертите по реда на тяхното постъпване и обявява ценовите предложения. При извършване на тези действия могат да присъстват представители на участниците.

                        (4) Комисията съставя протокол за разглеждането и оценката на офертите и за класирането на участниците. Протоколът се представя на  възложителя за утвърждаване, след което в един и същ ден се изпраща на участниците и се публикува в Профила на купувача.

                        (5) Към офертата участниците подават декларация по образец за липсата на обстоятелствата по чл. 54, ал. 1, т. 1- 5 и 7 от ЗОП.

                        (6) Декларацията за липсата на обстоятелствата по чл. 54, ал.1 т. 1, т. 2 и т. 7 от ЗОП се подписва от лицата, които представляват участника. Когато участникът се представлява от повече от едно лице, декларацията за обстоятелствата по чл. 54, ал. 1 т.3 - 5 от ЗОП се подписва от лицето, което може самостоятелно да го представлява.

                        Чл. 32. (1) Когато стойността на обществената поръчка не изисква изборът на изпълнител да се извърши с процедура по ЗОП, възлагането се извършва свободно.

                        (2) Инициирането на ангажименти за извършване на разход се осъществява по ред, определен със Заповед на Административния ръководител-Председател на Апелативен съд гр. Велико Търново.

                        (3) Когато се извършват разходи за доставки и услуги на стойности, допускащи свободен избор на изпълнител, отчитането се извършва с първични платежни документи и/или с писмен договор. При необходимост от сключване на писмен договор, същият се изготвя от служител в звено „Финансова дейност и снабдяване” и се съгласува с финансовия контрольор.

                        (4) Когато се възлага строителство по смисъла на чл. 3 от ЗОП, независимо от стойността му, с изпълнителя се сключва писмен договор, като за съгласуването му се спазва реда по ал. 3.

                        (5) Договорите по ал. 3 и 4 се сключват от Административния ръководител – Председател на Апелативен съд гр. Велико Търново.

                        Чл. 33. Главният счетоводител на Апелативен съд гр. Велико Търново отговаря за организирането, изготвянето и изпращането на информация по електронна поща с електронен подпис до Агенцията по обществени поръчки на  данни за договори за обществени поръчки, включително страни, предмет, общо стойност, изплатени суми и/или обезщетения, дата на сключване, а когато е приложимо – и дата и правно основание за прекратяване на договора; в случаите на неизпълнение на договор за обществена поръчка – кратко описание на неизпълнението на договора, датата, на която е установено, и/или срок, за който се прилага основанието за отстраняване.

 

Раздел VІ

Проследяване изпълнението на договорите

 

                        Чл. 34. (1) Отговорност по изпълнението на всички договори за доставки, услуги или строителство, независимо от приложения ред за избор на изпълнител, се носи от съдебния администратор.

                        (2) Контролът по изпълнението на договори с периодично изпълнение се осъществява в срок до 5 работни дни от сключването на договора, а при другите договори – до 5 работни дни преди изтичане на срока им за изпълнение.

                        Чл. 35. (1) Съдебният администратор, на който е възложен контрола по изпълнение на договорите, задължително получава копие от съответния договор и от приложенията към него и следи за:

1.   спазване на общата стойност и срока на изпълнение на договора;

2.   съответствието на изпълнението с изискванията по договора относно техническите спецификации, изискванията за качество и количество, както и за други параметри, съобразно предмета на поръчката и клаузите на договора.

                   (2) При установени несъответствия в изпълнението, незабавно уведомява председателя на съда.

                        Чл. 36. (1) Приемането на изпълнението по договорите за доставки, услуги или строителство се извършва от съдебния администратор, или от комисия, назначена със заповед на Председателя  на Апелативен съд гр. Велико Търново.

                        (2) Приемането на изпълнението се оформя в протокол, в който се описват всички недостатъци на изпълнението, ако са установени такива, и се определя подходящ срок за отстраняването им. Протоколът се оформя двустранно с подписи на упълномощени представители на изпълнителя.

                        Чл.  37. Съдебният администратор, на който е възложено упражняването на контрол по изпълнението на договора, уведомява  Административния ръководител за приемане на работата, като предава своевременно съставените и подписани документи за това и становище в случай, че следва да се предприемат действия по удържане на гаранция, или налагане на неустойки по договора.

                        Чл. 38. (1) Плащанията по договорите за обществени поръчки се осъществяват от звено „Финансова дейност и снабдяване”, съобразно клаузите им, след представяне и проверка на необходимите документи, удостоверяващи настъпването на основание за плащане от лицето, отговорно за изпълнението на договора.

                        (2) След приключване изпълнението на договор за обществена поръчка и при липса на основание за усвояване на гаранцията за изпълнение, същата се освобождава от звено „Финансова дейност и снабдяване” по ред, в зависимост от формата й – парична сума, или банкова гаранция.

                        Чл. 39. (1) След приключване изпълнението на всеки договор за обществена поръчка, сключен след проведена процедура по ЗОП, или при предсрочно прекратяване на такъв договор, в двадесетдневен срок от настъпване на съответното обстоятелство,  съдебният администратор за съгласуване попълва бланка, утвърдена от изпълнителния директор на АОП.

                        (2) Служител, упълномощен потребител в Регистъра за обществени поръчки, в петдневен срок от предоставянето  на информацията по ал. 1, я изпраща до Агенцията за обществени поръчки.

                        Чл. 40. (1) Лицата, определени със заповед на Административния ръководител-Председател на Апелативен съд гр. Велко Търново, водят Регистър за проведените процедури по ЗОП (Приложение № 5), който съдържа следната информация:

1.    №/дата на решение за откриване на процедура (предложение) публична покана;

2.    предмет на обществена поръчка;

3.    вид процедура;

4.    брой подадени оферти;

5.    брой на допуснати до участие в процедурата участници;

6.    изпълнител (седалище) адрес БИК/БУЛСТАТ/ ЕФН;

7.    № на договор за обществена поръчка/фактура №;

8.    стойност на договора/поръчката (без ДДС);

9.    срок на изпълнение;

10. №/дата на решение за прекратяване на процедурата.

(2) В срок до 30 януари на текущата година съдебният администратор приставя информацията по ал. 1 в доклад пред Административния ръководител-Председател на Апелативен съд гр. Велико Търново за възложените пред предходната година обществени поръчки, който съдържа информация за:

1. броя на възложените обществени поръчки и съотношението им с първоначално планираните;

2. броя на възложените обществени поръчки, които не са първоначално планирани;

3. стойност на сключените договори;

4. информация за изпълнителите на обществени поръчки;

5. наличието и броя на постъпили жалби срещу решения, действия или бездействия, във връзка с проведени процедури по ЗОП;

6. вид и размер на наложени договорни санкции при неизпълнение;

7. изплатената сума по съответните договори.

(3) Административният ръководител - Председател на Апелативен съд гр. Велико Търново разглежда доклада по ал. 1 и го приема за сведение.

 

Раздел VІІ

Съставяне и съхранение на досиетата за обществени поръчки

 

                        Чл. 41. (1) Съдебният администратор съхранява досието за всяка обществена поръчка, възложена с процедура по ЗОП, до изтичане срока на действие на договора за обществена поръчка, след което го предава за съхранение в архива на съда.

                        (2) Финансовите досиета на обществените поръчки се съхраняват от главния счетоводител на съда.

                        (3) Досиетата на процедури по ЗОП, които са прекратени, се съхраняват в предвидения от закона срок, считано от датата на решението за прекратяване.

                        (4) В досиетата по ал. 1 и ал. 3 се прилагат и заповедите за заместване на Председателя на съда, или за упълномощаване на длъжностни лица за извършване на действия по възлагане на обществени поръчки.

                        Чл. 42. (1) Достъп до досиетата за обществени поръчки и съдържащите се в тях документи, се осигурява от съдебния администратор, а достъп до финансовите досиета на проведените обществени поръчки -  от главния счетоводител.

(2)                                                 Движението на досието, или на отделни документи от него, задължително се отразява в контролен лист по образец. (Приложение № 6).

 

                        Настоящите вътрешни правила се издават на основание чл. 244, ал. 1 от Закона за обществените поръчки.

                        Вътрешните правила влизат в сила от датата на утвърждаването им със заповед на Административния ръководител-Председател на съда.

 

 

 

                                      Съдебен администратор: Д.Узунова

 

 

Настоящите вътрешни правила са утвърдени със Заповед  № 287/27.06.2016 г.  на Административния ръководител на Апелативен съд гр. Велико Търново.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 1

 

ЗАЯВКА

 

От _______________________________________________________________

за потребностите от доставка на стоки, услуги и строителство

за календарната 20….. г.на Апелативен съд гр. Велико Търново

 

 

 

 

№ по ред

Обект и предмет на обществената поръчка

 

Вид на процедурата за избор на изпълнител

Прогнозна стойност на поръчката

(без ДДС)

Източник на финансиране

Мотиви за избора на процедура и обосновка на необходимостта й

Приблизителна начална дата за стартиране на процедурата

Период, в който трябва да се реализира процедурата

Отговорно лице

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-

 

 

 

 

 

 

 

І. Процедури за възлагане на обществени поръчки, финансирани с бюджетни средства

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-

 

 

 

 

 

 

 

ІІ. Процедури за възлагане на обществени поръчки, за реализиране на дейности по проекти, по които Апелативен съд  гр. В.Търново е бенефициент

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Дата: ............................. 20...... г.

 

 

Изготвил:                                                            

 

(име, длъжност, подпис)                                                          

 

 

                                                                            

 

 

 

Приложение 2

 

 

ПЛАН - ГРАФИК

От _______________________________________________________________

за потребностите от доставка на стоки, услуги и строителство

за календарната 20….. г.на Апелативен съд гр. Велико Търново

 

 

 

 

№ по ред

Обект и предмет на обществената поръчка

 

Вид на процедурата и прогнозна стойност без ДДС

Ред за възлагане

Източник на финансиране

Начална дата за стартиране на процедурата й

Дата на обявяване на процедурата

Отговорно лице (заявител) на поръчката

Действащ договор  (№, изпълнител стойност) и дата на изтичане на срока на действащия договоро

 

 

 

 

 

 

 

 

 

І. Процедури за възлагане на обществени поръчки, финансирани с бюджетни средства

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-

 

 

 

 

 

 

 

ІІ. Процедури за възлагане на обществени поръчки, за реализиране на дейности по проекти, по които Апелативен съд  гр. В.Търново е бенефициент

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-

 

 

 

 

 

 

 

ІІІ. Процедури за възлагане на обществени поръчки, финансирани със средства от Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси” и възлагани от „Европейски фондове, международни програми и проекти”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Дата: ............................. 20...... г.

 

 

Изготвил:                                                            

 

(име, длъжност, подпис)                                                          

 

 

                                                                            

 

 

 

                                                                           Приложение № 3

 

                                                                                     ПРОЕКТ

 

 

 

З А П О В Е Д

Гр. Велико Търново, __________________ г.

 

_______________ – Административен ръководител-Председател на Апелативен съд гр. Велико Търново, на основание чл. 19, ал. 6 от Вътрешните правила за възлагане на обществени поръчки в Апелативен съд гр. Велико Търново и чл. 106, ал. 1 т. 1 от Закона за съдебната власт

 

З А П О В Я Д В А М:

 

1. НАЗНАЧАВАМ Комисия в състав:

 

Председател:

Членове:

 

Резервни членове:

За изготвяне на документация за участие, публикуването в Профила на купувача и за организиране провеждането на процедура с обект __________________

(строителство, доставка, услуги)

За възлагане на обществена поръчка с предмет ______________________________________________________________________ код _________.

2.                  Комисията да изготви документацията за участие в процедурата в срок до ______________________________.

                    (Дата, или брой работни дни, считано от датата на издаване на заповедта, но не по-малко от десет работни дни при процедури по ЗОП)

3.      Председателят и членовете на комисията отговарят за:

§  цялостната организация, подготовка и провеждането на процедурата в съответствие с Вътрешните правила за възлагане на обществени поръчки в Апелативен съд гр. Велико Търново;

§  Изготвянето на съответните документи;

§  Кореспонденцията с кандидатите/участниците,

§  Изготвяне  разяснения по реда и в законоустановения срок;

§  Изпращане в срок информацията, подлежаща на вписване в Регистъра на обществените поръчки към Агенцията по обществени поръчки, в Профила на купувача и    „Официалния вестник на Европейския съюз”

§  Спазване на съответните срокове и съхраняването на документацията по процедурата.

 

4.      Определям лице за контакт, ____________________________, което отговаря за организирането на процедурата до етап назначаване от възложителя на комисията, в това число:

а) отговаря за цялостната организация по подготовката и провеждането на процедурата, кореспонденцията с кандидатите и участниците, Агенцията по обществени поръчки, за извършване на плащания, възстановяване разходи на участниците, спазването на съответните срокове, изготвяне на опис и досие на обществената поръчка и съхраняването на цялата документация на процедурата;

б) организира размножаването и предоставянето на документацията за участие на потенциалните кандидати и участници в процедурите, като отговаря за идентичността им с утвърдената документация за участие;

в) при постъпване в законоустановените срокове на искания за разяснения по документацията за участие, съвместно с отговорния служител/и, които са изготвили документацията, изготвя проект на писмен договор, от името на възложителя. В случаите, когато е предоставен пълнен достъп до документацията на електронната страница на Апелативен съд гр. Велико Търново в Профила на купувача, лицето за контакт изпраща разяснението до лицето, отговорно за публикуването;

г) при необходимост оказва съдействие на служителите от деловодството на Апелативен съд гр. Велико Търново по приемането на заявленията за участие на кандидатите и офертите на участниците;

д) приема подадените оферти/заявления от служителя в деловодството;

е) в деня на първото заседание на комисията за провеждане на процедурата, предава на председателя на комисията:

§  извлечение от регистъра на кандидатите/участниците, подали  документи за участие;

§  подадените документи за участие;

§  изисканата информация за преведени парични гаранции за участие;

§  цялата документация, създадена до този момент, свързана с процедурата.

Контрол по изпълнението на заповедта възлагам на _______________.

Заповедта да се доведе до знанието на отговорните служители, за сведение и изпълнение.

 

АДМИНИСТРАТИВЕН РЪКОВОДИТЕЛ

ПРЕДСЕДАТЕЛ НА АПЕЛАТИВЕН СЪД

ВЕЛИКО ТЪРНОВО:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 4

 

 

 

 

РЕГИСТЪР

 

НА ПОДАЛИТЕ ОФЕРТИ/ЗАЯВЛЕНИЯ ЗА УЧАСТИЕ В ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ

 

 

 

 

 

№ по ред

Обект и предмет на обществената поръчка

Наименование на участника

Адрес, телефон

Вх. №

дата

час

Върнати оферти - причини

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 5

 

 

 

 

 

РЕГИСТЪР

 

НА ОБЩЕСТВЕНИТЕ ПОРЪЧКИ В АПЕЛАТИВЕН СЪД ГР. ВЕЛИКО ТЪРНОВО

ЗА ПЕРИОДА

 

 

 

 

№ по ред

№/дата на решение за откриване на процедурата

 

Предмет на обществената поръчка

Вид процедура

Брой подадени оферти

Брой на допуснатите до участие в процедурата

Изпълнител/седалище/адрес/ ЕИК/БУЛСТАТ/ ЕФН

№ на договора за обществена поръчка

Стойност на договора (без ДДС)

Фактура №

Срок за изпълнение

№ и дата на решението за прекратяване на процедурата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 6

 

 

КОНТРОЛЕН ЛИСТ

 за движение на досие за обществена поръчка с предмет:

…………………………………………………………………………………………………..

 

Обект на обществената поръчка

Вид процедура за възлагане

Вид на документа, до който се предоставя достъп (досието в цялост или отделен документ)

Лице, на което се предоставя достъп (име, длъжност, дата и подпис)

Лице, което предоставя достъп (име, длъжност, дата и подпис)

Дата на връщане на

документите (подпис на лицето)